Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:45 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm  tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

 

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tài chính

Sẽ xử lý hình sự việc dùng tiền ảo để thanh toán
Đó là khẳng định của ông Nguyễn Hoàng Minh, Phó giám đốc Ngân hàng Nhà nước (NHNN) chi nhánh TP.HCM,...
 
375 triệu người có thể phải chuyển việc vì robot trong hơn 10 năm tới
Một bản báo cáo vừa công bố đã đưa ra lời cảnh báo đáng lo ngại đối với lực lượng...
 
Trước khi quyết định bỏ tiền vào một dự án ICO nhà đầu tư hãy tự hỏi mình ba câu hỏi này
Các doanh nghiệp thì dồn dập phát hành tiền số, dòng tiền chảy mạnh, một số nhà đầu tư sớm...
 
Mỹ không liệt kê Trung Quốc là nước thao túng tiền tệ
Hoa Kỳ vừa từ chối gọi Trung Quốc là quốc gia thao túng tiền tệ dù vẫn chỉ trích các...

Thị trường

Biến dung môi thành xăng, lãi khủng!
Biên phòng TP.HCM bắt 1 triệu lít dung môi nhưng khi giám định thì đã biến thành xăng thành phẩm....
 
Bệnh viện bán chỗ taxi 40 triệu đồng/tháng
Trong quá trình tìm hiểu nguyên nhân một số hãng taxi làm cách nào để được vào khai thác sảnh,...
 
Cơn bão đại hạ giá xe ô tô sẽ đi về đâu?
Mặc dù cuộc đại chiến giảm giá giữa các hãng xe ô tô đã bùng nổ suốt một năm qua,...
 
Kiểm tra nguồn gốc heo: “Vỡ trận” ở chợ vì tiểu thương gây áp lực
Việc kiểm tra, truy xuất nguồn gốc thịt heo nhập vào hai chợ đầu mối Bình Điền và Hóc Môn...

Kinh tế

Chương trình Hướng dẫn lái xe an toàn của Honda Ôtô Tây Hồ
Là một Đại lý hàng đầu của Honda tại Việt Nam, hàng năm Honda Ô tô Tây Hồ đều thực...
 
Thủ tướng về thăm mô hình công viên môi trường xanh của công ty TNHH Tân Thiên Phú
Vừa qua ngày 21/2/2018 (tức mùng 6/1 Âm lịch), Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc cùng các đoàn thể ban ngành...
 
Sẽ xử lý hình sự việc dùng tiền ảo để thanh toán
Đó là khẳng định của ông Nguyễn Hoàng Minh, Phó giám đốc Ngân hàng Nhà nước (NHNN) chi nhánh TP.HCM,...
 
375 triệu người có thể phải chuyển việc vì robot trong hơn 10 năm tới
Một bản báo cáo vừa công bố đã đưa ra lời cảnh báo đáng lo ngại đối với lực lượng...

Doanh nhân

Trang Lê: Kẻ
Khán giả Việt Nam đã quen với tên tuổi của những người mẫu như Tuyết Lan, Trang Khiếu, Hoàng Thùy,...
 
Bỏ lương 6.000 USD/tháng của Google, Lê Yên Thanh về Việt Nam làm startup thu nhập chỉ bằng 1/10. Đây là lý do!
Từ bỏ một nơi lương cao, môi trường sống tốt, được phục vụ từ A đến Z như Google để...
 
Ông chủ Novaland tỷ phú USD thứ 3 tại Việt Nam được công nhận?
Nhiều khả năng đại gia bất động sản Bùi Thành Nhơn, Chủ tịch HĐQT Novaland sẽ trở thành tỷ phú...
 
Nông dân đi nước ngoài học làm nông nghiệp
Sau khi được bình chọn và tôn vinh “Nông dân Việt Nam xuất sắc” năm 2016 chị Lê Thị Thà...
Top
Điện thoại:

Tin Mới Daily - tinmoidaily.com. All Right Reserved

Luôn cập nhật tin mới hay nhất, nóng hổi nhất

Tinmoidaily.com giữ bản quyền trên website này

Liên hệ: [email protected]

0.16655 sec| 1594.125 kb