Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:45 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm  tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

 

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tin khác

Tài chính

Mở tài khoản Chứng khoán VPS trên Viettel Money nhận tới 550.000đ
Từ nay, thay vì phải chuyển đổi nền tảng để thực hiện giao dịch như nạp, rút tiền để mua...
 
Justatee, Bigdaddy và Double2T “Rượt đuổi” cực chiến trong MV “Về nhà ăn tết 2”
Tiếp nối thành công 6 năm trước, “Về nhà ăn Tết” trở lại trong phần 2 với sự “bắt tay”...
 
‘Tích tiểu thành đại' từ tài khoản tích luỹ chỉ với 2000 đồng
Khác với hình thức gửi tiết kiệm thông thường yêu cầu một khoản tiền đủ lớn để hưởng lãi suất...
 
Chuyến xe Chuyển động số với Viettel Money: Để công nghệ nối liền một dải quê hương
Mong muốn thúc đẩy tiến trình số hóa tại Việt Nam, chuyến xe Chuyển động số của Viettel Money chính...

Thị trường

Động thái mới của Uỷ ban Chứng khoán quyết định tiến trình nâng hạng thị trường chứng khoán Việt Nam
Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước Vũ Thị Chân Phương vừa chủ trì cuộc họp trao đổi giải...
 
Góc nhìn CTCK: Rủi ro ngắn hạn chưa có dấu hiệu gia tăng, đà hồi phục còn tiếp diễn
Nhận định về thị trường trong những phiên tới, các CTCK đa phần nghiêng về kịch bản đà hồi phục...
 
Mỹ phẩm cỏ mềm đồng hành cùng hoa hậu H'Hen Niê hướng về trẻ em vùng cao
Vừa qua, Hoa hậu H'Hen Niê cùng thương hiệu Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm đã cùng hỗ trợ xây...
 
Vì sao công ty chứng khoán hạ dự báo VN-Index xuống quanh 1.260 điểm?
Áp lực tỉ giá, FED còn tăng lãi suất là những yếu tố khiến thị trường chứng khoán Việt Nam...

Kinh tế

Mở tài khoản Chứng khoán VPS trên Viettel Money nhận tới 550.000đ
Từ nay, thay vì phải chuyển đổi nền tảng để thực hiện giao dịch như nạp, rút tiền để mua...
 
Justatee, Bigdaddy và Double2T “Rượt đuổi” cực chiến trong MV “Về nhà ăn tết 2”
Tiếp nối thành công 6 năm trước, “Về nhà ăn Tết” trở lại trong phần 2 với sự “bắt tay”...
 
Doanh nhân – Nhà từ thiện Malaysia đầu tiên nhận danh hiệu hiệp sĩ cao quý do vua Charles III trao tặng
Sunway City Kuala Lumpur – “Ông trùm” kinh doanh và cũng nhà từ thiện người Malaysia, Tan Sri Sir Dr....
 
‘Tích tiểu thành đại' từ tài khoản tích luỹ chỉ với 2000 đồng
Khác với hình thức gửi tiết kiệm thông thường yêu cầu một khoản tiền đủ lớn để hưởng lãi suất...

Doanh nhân

Doanh nhân – Nhà từ thiện Malaysia đầu tiên nhận danh hiệu hiệp sĩ cao quý do vua Charles III trao tặng
Sunway City Kuala Lumpur – “Ông trùm” kinh doanh và cũng nhà từ thiện người Malaysia, Tan Sri Sir Dr....
 
Hành trình làm nên thương hiệu quạt KOMASU được người dùng Việt ưa chuộng nhất hiện nay
Không phải ngẫu nhiên và đơn giản mà thương hiệu Quạt KOMASU lại gắn bó với người tiêu dùng Việt...
 
Elon Musk muốn đầu tư vào Ấn Độ
Tỷ phú xe điện đánh giá Ấn Độ có tiềm năng lớn về năng lượng bền vững và muốn Tesla...
 
Lo Twitter sụp đổ, Elon Musk phải đổi giọng
Vì quá thiếu nhân sự, vị tỷ phú thay đổi thái độ, mời những giám đốc cũ, từng bị sa...
Top
Điện thoại:

Tin Mới Daily - tinmoidaily.com. All Right Reserved

Luôn cập nhật tin mới hay nhất, nóng hổi nhất

Tinmoidaily.com giữ bản quyền trên website này

 Email : [email protected]

0.51299 sec| 1884.344 kb