1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.